Veliko vsakdanjih obveznosti ne moremo opraviti takoj, ko se jih spomnimo.
Ohraniti jih moramo do trenutka, ko imamo čas ali možnost zanje.
Če jih zapišemo na seznam, v koledar ali opomnik, se nam ni treba zanašati samo na to, da se bodo ob pravem času znova pojavile v mislih. Zunanji pripomoček informacijo shrani in nas lahko pozneje spomni nanjo.
Takšen prenos dela pomnjenja iz spomina v okolje v kognitivni psihologiji imenujemo kognitivno razbremenjevanje.
Pomnjenje prihodnjih dejanj
Sposobnost, da se ob pravem času spomnimo načrtovanega dejanja, imenujemo prospektivni spomin. Potrebujemo ga pri obveznostih, ki jih ne opravimo takoj, ampak jih odložimo na poznejši čas.
Nekatere namere imajo očiten sprožilec. Pogled na vrečko pri vratih nas lahko npr. spomni, da jo moramo vzeti s seboj. Težje je pri nalogah brez jasnega roka ali dogodka, ki bi jih priklical v spomin. Če nekaj nameravamo urediti “pozneje”, se moramo na to ob primernem trenutku spomniti same.
Zunanji opomnik ustvari znak, ki ga takšna namera sicer nima. Koledar jo poveže z datumom, obvestilo z določeno uro, zapis na vidnem mestu pa s prostorom, kjer jo lahko izvedemo.
Informacijo prenesemo na zunanji pripomoček
Raziskovalca Evan Risko in Sam Gilbert kognitivno razbremenjevanje opredeljujeta kot uporabo dejanj, s katerimi zmanjšamo miselne zahteve naloge. To počnemo, ko vmesni rezultat zapišemo na papir, za pot uporabimo navigacijo ali prihodnjo obveznost shranimo v koledar.
Takšni pripomočki niso namenjeni samo ljudem, ki pogosto pozabljajo. Prospektivni spomin je občutljiv na prekinitve in druge zahteve, ki tekmujejo za našo pozornost. Če se med načrtom in izvedbo ukvarjamo z več stvarmi, se poveča možnost, da namera ne bo priklicana ob pravem času.
Raziskave kažejo, da lahko zunanji opomniki močno zmanjšajo pozabljanje odloženih namenov. Njihova prednost je predvsem v tem, da ob pravem času znova usmerijo pozornost k načrtovanemu dejanju.
Zapis mora povedati, kaj sledi
Postavka na seznamu ni vedno dovolj jasna za izvedbo. Zapis “ureditev zavarovanja” npr. ohrani temo, vendar ne določi, ali moramo poiskati dokumentacijo, poklicati svetovalko ali primerjati ponudbe.
Bolj uporaben zapis opredeli naslednje dejanje. Če je mogoče, mu dodamo čas ali okoliščino, v kateri ga bomo opravile. Tako obveznosti ob vsakem pregledu ni treba znova razčlenjevati.
Raziskave o nedokončanih ciljih kažejo, da lahko konkreten načrt zmanjša njihovo poseganje v druge dejavnosti. Razlika je torej med tem, da si zabeležimo, kaj nas čaka, in tem, da določimo nadaljevanje.
Preveč zapisov ustvari novo nepreglednost
Sistem izgubi del svoje uporabnosti, če so obveznosti razporejene po številnih aplikacijah, listkih in sporočilih. Namesto posameznih nalog moramo takrat ohranjati pregled nad več mesti, kjer bi se lahko skrivale.
Težavo lahko povzroči tudi dolg seznam, na katerem so skupaj nujne naloge, dolgoročni načrti in zamisli brez roka. Tak seznam sicer ohrani informacije, ne pomaga pa pri odločitvi, kaj je pomembno zdaj.
Kognitivno razbremenjevanje zato ni odvisno od števila zapisanih postavk. Uporabno postane, ko imajo zapisi jasno mesto, so dovolj konkretni in se pojavijo takrat, ko se lahko nanje odzovemo. Zapisovanje tako ne opravi dela namesto nas, olajša pa prehod od namere k dejanju.
