V službi se kdaj znajdemo med željo, da bi povedali, kaj mislimo, in potrebo po ohranjanju dobrih odnosov.
Zato včasih sprejmemo nalogo, za katero nimamo časa, zamolčimo pomislek ali se odzovemo šele, ko se je nezadovoljstvo že nakopičilo.
Asertivnost nam pomaga svoje mnenje, potrebe in meje izraziti pravočasno ter na način, ki upošteva tudi sogovornika. Vključuje postavljanje meja, izražanje nestrinjanja ter podajanje in sprejemanje povratnih informacij. Gre za komunikacijsko veščino, ki jo lahko razvijamo z učenjem in vajo.
Kaj pomeni asertivnost na delovnem mestu?
Asertivnost lahko opišemo kot nekakšno ravnovesje med pasivnim in agresivnim vedenjem. Pri pasivnem odzivu svoje potrebe umaknemo, da bi se izognili napetosti. Pri agresivnem odzivu poskušamo svoje stališče uveljaviti z napadom, obtoževanjem ali pritiskom. Asertivna komunikacija pa upošteva interese obeh strani. Osredotoča se na konkretno vedenje in njegove posledice.
Zakaj v službi pogosto ostanemo tiho?
Komunikacija na delovnem mestu poteka znotraj hierarhije. Nadrejeni odločajo o razporeditvi dela, ocenjevanju uspešnosti in napredovanju, zato je previdnost ob nestrinjanju razumljiva. Veliko je odvisno tudi od kulture organizacije.
Pri tem je pomembna psihološka varnost. Ta opisuje okolje, v katerem lahko zaposleni postavijo vprašanje, priznajo napako ali izrazijo pomislek brez strahu pred ponižanjem in kaznovanjem. Kjer se drugačno mnenje razume kot napad na avtoriteto, tudi dobro razvite komunikacijske spretnosti ne odpravijo strahu pred posledicami.
Na naš odziv vplivajo še pretekle izkušnje, samozavest in želja po pripadnosti skupini.
Ni treba odgovoriti takoj
Ko nas sodelavec ali nadrejeni prosi za dodatno delo, velikokrat privolimo, še preden preverimo svoj urnik. K temu lahko prispevajo časovni pritisk, želja po ustrežljivosti in strah, da bi z zavrnitvijo naredili slab vtis.
Asertiven odgovor ne zahteva takojšnje odločitve. Če ne vemo, ali lahko nalogo sprejmemo, si vzemimo čas za pregled obveznosti: “Preveriti moram trenutne naloge. Odgovor vam sporočim do konca dneva.”
S tem zahteve še ne zavrnemo, vendar se tudi ne zavežemo nečemu, česar morda ne bomo mogli izpolniti. Ko preverimo roke in prednostne naloge, lahko podamo jasen ter realen odgovor.
Povejmo, kaj lahko in česa ne moremo prevzeti
Pri dodatnih nalogah je najbolje navesti, s čim se trenutno ukvarjamo in kakšne so realne možnosti. Tako sogovornik dobi informacije, na podlagi katerih se lahko odloči o nadaljnjih korakih.
Če je naš urnik že poln, lahko rečemo: “Trenutno zaključujem poročilo in pripravljam predstavitev. Če prevzamem še novo nalogo, ene od njiju danes ne bom mogla dokončati. Katera ima prednost?”
Tak odgovor ne izraža nasprotovanja, ampak jasno pokaže posledico dodatne zahteve. Odločitev o tem, katero delo je pomembnejše, prepustimo osebi, ki naloge razporeja.
Pri drugih situacijah uporabimo podoben pristop: opišemo konkretno težavo, povemo, kako vpliva na naše delo, in predlagamo izvedljivo spremembo.
Nestrinjanje brez osebnega spora
Strokovno nestrinjanje lahko ekipo pravočasno opozori na tveganje ali spregledano težavo. Lažje ga izrazimo, če najprej pokažemo, da smo predlog razumeli, nato pa navedemo pomislek in ponudimo možno rešitev.
“Razumem, da želimo projekt končati do petka. V tem času ne bomo mogli opraviti preverjanja kakovosti. Predlagam poznejši rok ali manjši obseg prve različice.”
Pogovor tako ostane usmerjen v skupni cilj. Podoben pristop uporabimo pri sprejemanju kritike. Namesto takojšnje obrambe prosimo za konkreten primer: “Pri katerem delu poročila informacije niso bile dovolj jasne?” Iz takšne povratne informacije lahko izvemo, kaj naj naslednjič izboljšamo.
Tudi asertivnost ima svoje meje
Asertivna komunikacija najbolje deluje v okolju, kjer obstaja vsaj osnovna pripravljenost na sodelovanje. Pri trpinčenju, diskriminaciji, grožnjah ali zlorabi položaja pa težava presega izbiro pravih besed. Neposreden odziv je lahko celo neučinkovit ali tvegan.
Dogodke je smiselno zapisovati, shraniti relevantna sporočila in poiskati pomoč pri vodstvu, kadrovski službi, sindikatu ali pristojni zunanji instituciji. Odgovornost za neprimerno vedenje nosi povzročitelj, ne oseba, ki se ni odzvala dovolj odločno.
Asertivnost posamezniku pomaga jasneje zastopati svoje stališče, organizacija pa mora ustvariti razmere, v katerih je to mogoče storiti brez nesorazmernih posledic. Ko sta prisotna oba elementa, lahko odprta komunikacija prispeva k boljšim odnosom in kakovostnejšim odločitvam.
